一人では難しいこと
ウィキ (企業向けウィキ) は生産性の向上につながる便利なコラボレーションツールですが、導入はしたものの、残念なことに、このツールをうまく使いこなすことができず使用を途中であきらめてしまうケースもあるようです。バグ管理システムや課題管理システムについても同様です。
ですがそれは仕方がないことかもしれません。もしあなたが一人 (一社) で悩んでいるのならば、なかなか答えをみつけることは難しいでしょう。
それでは、他の組織でどのように使いこなしているのかを聞いてみませんか？アトラシアンでの使用のほんの一例を簡単にお話ししたいと思います。
プロジェクトミーティングにおけるウィキ
アトラシアンではウィキをたとえば、新製品立ち上げプロジェクト (いまホットなのは JIRA 4 の立ち上げです) のウィークリーミーティングのアジェンダとして使用しています。アトラシアンでは開発部門がシドニー、マーケティング部門がサンフランシスコにありますので毎週テレビ会議を行います。
リーダーがプロジェクトのページを作成し、そこで目的やスケジュール、何をやらなければいけないか、誰がやるのかなど書き込んでいきます。マーケティングメッセージ、価格設定、ウェブサイトのリフレッシュ、プレスへのコンタクト、などなど。多くの関係部門にまたがって共有する必要があります。
このページはもちろん誰もが見られて編集したりコメントしたりできますので、各担当者が進捗状況を書き込んでいくことができます。そしてプロジェクトメンバー以外でもコメントを書き込むことができます。第三者の意見はときに非常に客観的で的を得ている場合があります。「このメッセージはこうした方がアトラシアンのポリシーに合致するんじゃないか？」「このウェブサイトのモックアップが一番クールだね」
毎週のミーティングの前にはその日のアジェンダを書いておきます。ミーティングではその画面をモニターに映し、その場で編集を加えながら進行していきます。毎回メールで送信したりする必要はありませんし、複数の人が別々に編集してごちゃごちゃになってしまうようなこともありません。
進捗を常に知りたければ、そのページで "Watch" をクリックしておくだけです。ページに変更があった場合、メールで変更内容が届くようになります。
タスクの管理もバグ管理システムで
バグ管理システムはソフトウェア開発のためだけのものではありません。タスクの管理もバグ管理システムで行うことができます。
再度、アトラシアンの例をお話しします。ウェブサイト上で修正してほしい点が見つかったとき、チケットを作成しウェブチームへアサインします。重要度はどのくらい、いつまでに完了してほしい、などの情報を添えます。
このチケットを見ることによりいつでも進捗を把握できますので、「いつできるのか？」と何度も問い合わせる必要がなくなります。その担当者が他にどのようなタスクを抱えているのかも分かりますし、どのようなペースでタスクを完了させていっているのかなどもグラフで見ることができるので、透明性がとても高くなります。
他にも、メール配信をマーケティングチームにアサインする、社内のウィキの権限設定変更をシステム管理チームにアサインする、荷物の発送を総務チームにアサインする、など、さまざまなタスクについてチケットを作成して管理することができます。
アトラシアンユーザー会
10月7日にアトラシアン日本としては初めてのユーザー会を実施いたします。ユーザー会という名称ではありますが、既存の Confluence (コンフルエンス) ユーザーや JIRA (ジラ) ユーザーだけではなく、ウィキやバグ管理システムに興味があり使用を検討している方でも参加することができます。上記のような「他の組織ではどのように使いこなしているのか？」という情報をシェアすることがこの会の目的の一つです。
詳しくはこちらのユーザー会ページをご参照ください。